Comment exécuter des ateliers de réflexion de conception à distance

Comme tout le monde ces jours-ci, nous vivons des moments difficiles lorsqu'il s'agit d'activer et d'engager des relations avec nos clients. Comme on le voit partout dans le monde, nous avons décidé de fermer nos bureaux, d'arrêter de voyager et de travailler à la place.

Cela entraîne quelques difficultés, en particulier lorsque vous devez organiser un format d'atelier interactif et inspiré de la conception qui ne peut être ni reporté ni exécuté dans les installations du client.

Cependant, en tant qu'entreprise innovante en son nom, il était naturel pour nous d'accepter le défi et de trouver une approche créative. Voici notre «Comment faire» pour une solution de collaboration numérique que je voudrais partager avec vous.

LA SITUATION

Comme mentionné, l'objectif était de mettre en place un atelier client concernant la conception d'un business case et des KPI du logiciel ITONICS avec un assureur allemand. Nous avons décidé d'utiliser une approche inspirée du Design Thinking pour approfondir le cas d'utilisation du client. En particulier, la conception du format de l'atelier permet de sympathiser avec les différentes parties prenantes, de définir le type d'attentes qu'elles pourraient avoir pour la gestion des innovations et de tirer des idées sur les avantages et les KPI associés, que la solution pilotée par logiciel prévoit pour leur utilisation spécifique -Cas.

Tout avait été préparé, des modèles avaient été dessinés et l'équipe était prête à se rendre dans les locaux des clients quelques jours plus tard. Malheureusement, notre nouveau compagnon, pas tant aimé, Covid-19 nous a obligés à changer de cap, car il n'était plus possible de se rendre dans les locaux du client.

Donc que faisons-nous maintenant? Un atelier de 3 à 4 heures de type conférence ne semblait pas non plus être une option raisonnable. Je sais qu'il existe des tonnes d'outils numériques disponibles pour concevoir de manière interactive un atelier numérique. J'ai personnellement de bonnes expériences avec Klaxoon par exemple. Mais aucun de ces outils ne faisait encore partie de notre pile technologique, et nous n'avons pas eu le temps de configurer un outil, de comprendre comment il fonctionne et de créer l'approche dans un délai aussi court.

Heureusement, mes collègues et moi avons trouvé une solution facile à livrer!

LE DÉFI

Nous savions tous ce que nous voulions et les paramètres étaient très clairs: un atelier avec des éléments interactifs, pas de monologue de style conférence, et une participation active des clients pour travailler avec nous sur l'avenir de notre partenariat. Mais comment fourniriez-vous cela, à distance, mais de manière productive?

D'après notre expérience, de bons ateliers persistent de la possibilité pour tout le monde dans le groupe de s'exprimer, concernant les idées des autres et la visualisation des résultats clés de la réunion. Préparés avec quelques méthodes et frameworks, normalement, les Post-Its ont tendance à être l'arme de choix car ils nous permettent de visualiser et de regrouper rapidement les idées.

L'APPROCHE

La question clé était donc: comment utiliser les post-its et les frameworks personnalisés dans un environnement virtuel de manière transparente? La solution a constitué un prototype d'atelier basé sur Google Slides. Il offrait certains avantages majeurs par rapport à d'autres formats numériques.

Google Slides est assez similaire à Microsoft PowerPoint, ne nécessitant aucune préparation technique approfondie pour le client. Le logiciel nous permet de travailler simultanément sur le même document. Les présentations sont une manière très visuelle de travailler ensemble sur un sujet. Google Slides vous permet de dessiner tous les types de framework que vous souhaitez utiliser et vous n'avez pas à suivre les principales directives de conception comme dans les outils prédéfinis.

LE PROTOTYPE

Dans une prochaine étape, nous avons ajusté les méthodes de choix dans une présentation Google Slide et fait un essai en interne. Cela nous a permis de découvrir quelques difficultés majeures dans la configuration:

Dans un atelier sur place, les méthodes et les cadres ont tendance à être imprimés ou dessinés à la main. Personne ne devrait donc pouvoir interagir avec la méthode elle-même. Les discussions peuvent devenir assez intenses et il est plus difficile de modérer cela à distance. Il peut être difficile de déterminer qui a ajouté quel point à une discussion si vous n'êtes pas en mesure de voir le client. Une horloge pour le timeboxing d'un atelier afin d'accélérer le processus doit être affichée d'une manière ou d'une autre.

Vous pouvez voir une capture d'écran de la configuration du prototype ici:

LA SOLUTION

Afin de relever et de résoudre les défis susmentionnés, certaines choses devaient être faites différemment que dans une configuration d'atelier normale, ce qui s'est traduit par les meilleures pratiques suivantes:

  • Utilisez l'éditeur de diapositives pour créer vos méthodes, cadres ou toiles afin de les conserver en arrière-plan. De cette façon, les participants à l'atelier ne peuvent pas interagir avec lui et ne seront pas dérangés en sélectionnant le mauvais élément.
  • Utilisez Brainwriting suivi d'une discussion guidée (par chaque participant) comme méthode au lieu du remue-méninges traditionnel et des formats similaires davantage basés sur la communication.
  • Prédéfinissez les Post-IT avec des noms de clients dessus. Cela permet une plus grande transparence au sein de l'atelier car il est visible qui a contribué à quelle idée. De cette façon, vous, en tant que modérateur, êtes toujours au courant des choses. Afin de regrouper les idées et de donner des conseils, vous et votre équipe devez également avoir votre propre couleur.
  • Le modérateur partage son écran afin de donner des conseils sur ce qu'il faut faire. Nous construisons également une présentation à l'appui, pour expliquer les méthodes et donner des informations supplémentaires.
  • Affichez le chronométrage et le compte à rebours sur l'écran partagé des modérateurs.

PRÉPARATION SUPPLÉMENTAIRE

Pour contrer les barrages routiers potentiels lors de la vraie réunion, nous avons pris des mesures au préalable.

  • invitez les utilisateurs du client à tester certaines fonctions de la configuration, en utilisant la fonction de partage des diapositives Google avant l'atelier. En fournissant un service comme celui-ci, vous devez vous assurer que vous minimisez le risque de problèmes techniques.
  • décrivez quelques instructions sur la façon d'utiliser Google Slides, sur le format de l'atelier et sur la façon dont vous envisagez de couvrir différents sujets.

Pour être honnête, je n'étais pas sûr que cette nouvelle configuration soit un grand succès et j'avais des inquiétudes quant à la capacité limitée d'interagir avec le client comme je suis habitué. Cependant, dans notre atelier de 4h, nous avons réussi à obtenir de très bons résultats pour le client et à recevoir de très bons retours sur le format virtuel.

Afin de maintenir nos normes de haute sécurité lors de l'utilisation de ce service, nous n'avons accédé aux informations confidentielles que séparément via le partage d'écran, converti la présentation en PowerPoint enregistré localement après la réunion et supprimé le fichier d'origine.

RÉSUMÉ

La situation actuelle vous empêche-t-elle donc d'offrir des ateliers interactifs? Ça ne devrait pas! Autant vous devez être créatif dans la façon dont vous construisez vos ateliers, vous pouvez être créatif dans la façon dont vous les livrez. Je suis sûr que les circonstances actuelles obligent la société à expérimenter la façon dont nous interagissons les uns avec les autres. Par conséquent, les organisations pourraient déplacer de plus en plus d'interactions dans le monde numérique. Ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose, compte tenu de l'impact des voyages sur notre environnement et nos heures de travail.

Néanmoins, j'attends avec impatience mes prochaines réunions sur site et ateliers de conseil, une fois cette crise résolue. D'ici là, je sais que nous pouvons exécuter avec succès des formats d'ateliers clients interactifs de manière entièrement virtuelle.

Au plaisir de vous voir bientôt et de rester en bonne santé!

Publié à l'origine sur https://www.itonics-innovation.com.