Coronavirus et travail à distance - Comment commencer?

Le coronavirus ou CoVid-19 a déjà fait des ravages, et malheureusement, il ne semble pas que les pays puissent facilement le contenir. Outre les décès et les nombreux inconvénients, la pandémie a également changé rapidement la façon dont nous interagissons les uns avec les autres. Aucune livraison par contact n'est un exemple parmi d'autres, et je pense que de telles solutions seront en augmentation pour réduire l'impact potentiel de futurs cas similaires.

Que pouvez-vous faire pour vous assurer que les affaires ne s'arrêtent pas?

La réaction évidente à CoVid-19 est le travail à distance pour la plupart des entreprises. Mais très peu d'entreprises sont vraiment expérimentées dans ce domaine, la plupart ne font que commencer et ne savent même pas quoi faire ni comment faire. Le défi repose sur l'organisation du travail à distance, étant totalement contre-intuitif à ce que nous avons été socialisés à faire.

Nous sommes construits pour interagir les uns avec les autres, et la plupart de nos activités reposent sur la création de confiance en se rencontrant personnellement et en se parlant. Serrer la main et ressentir les gestes. Chez AbilityMatrix, nous travaillons à distance depuis huit ans et vendons à distance depuis deux ans. Comme nous faisons intentionnellement des démonstrations, des réunions à distance, nous avons acquis de l'expérience dans le support technique et comment vous pouvez imiter la présence physique (partiellement), créer la confiance et même avoir la même humeur que d'être dans la même pièce.

Nous avons rassemblé certaines de nos meilleures pratiques développées au fil des années de travail à distance. Cela inclut les technologies prenant en charge le travail à distance et les ventes à distance.

Les bases

  1. Le travail à distance n'est pas de 9 à 5. Le travail à distance ne fonctionne tout simplement pas de cette façon. Attribuez des tâches et des délais, estimez le travail nécessaire et distribuez les tâches.
  2. Avoir une bonne gestion des tâches / gestion de projet / administration. Les gens ne sont pas dans la même pièce, de sorte que la coordination exigera des efforts supplémentaires. J'espère que vous avez déjà un tel système en place. Sinon, c'est le moment idéal pour commencer avec quelque chose. La plus petite étape peut être une planche Trello. Nous utilisons Breeze pour suivre les projets, les tâches et les heures. Il existe de nombreuses solutions, la moins chère étant probablement une feuille Excel ou un fichier Google Sheets.
  3. Le travail à distance peut vous isoler. Vous pouvez vous sentir seul, voire déprimé si vous travaillez longtemps à distance. Nous vous conseillons d'aller dans les cafés, les lieux de coworking, même si ce n'est que pour une journée, mais en raison de CoVid, ce n'est pas la bonne solution pour le moment. Ce qui pourrait fonctionner, d'autre part, est d'utiliser Discord. Discord est la plate-forme incontournable pour les jeux en ligne, mais elle peut également être idéale pour les équipes distantes. Vous pouvez toujours être en ligne, et cela peut vous donner l'impression d'être dans la même pièce.
  4. Chaque réunion ou appel doit être un appel vidéo. Les réunions en face à face ne peuvent pas être remplacées. Ce n'est tout simplement pas la même chose, mais l'appel vidéo est le plus proche possible. S'il y a un problème qui nécessite plus qu'un simple SMS sur un canal de messagerie instantanée, faites-en un appel vidéo. Il est plus facile pour les gens de s'exprimer, de regarder des mimiques, certains des signaux non verbaux.
  5. Si vous avez un appel vidéo, assurez-vous que tout le monde utilise la vidéo et pas seulement la voix. À part certaines situations spéciales, il est impoli d'être un voyeur - du moins faites-le signe au début de la réunion.
  6. Faites des appels vidéo quotidiens. Chaque jour, comme le stand-up quotidien, passez un court appel de 10 à 15 minutes avec votre équipe. Ce doit être à nouveau un appel vidéo. Cela aide votre équipe à se gélifier et étant donné que c'est un bureau à domicile pour tout le monde, et cela peut être un bon déclencheur de conversation. Votre chien à côté de vous, une peinture sur le mur ou juste les rideaux. Essayez de laisser de la place aux petits discours et aux blagues.
  7. Avoir une plateforme de messagerie instantanée à des fins professionnelles uniquement. Tout le monde a des questions qui pourraient nécessiter des réponses rapides et immédiates. Ou vous ne voulez tout simplement pas écrire d'e-mails. Nous utilisons Slack pour cela, et nous avons un canal dédié pour mettre tout ce que vous voulez. Tous les autres canaux sont destinés aux discussions sur le travail et les projets. Pourtant, dans notre chaîne "aléatoire", vous êtes libre de publier n'importe quoi de drôle à scandaleux ou tout simplement choquant. Ou vos problèmes quotidiens, comme comment puis-je assembler moi-même cette armoire IKEA?
  8. Tout cela est bizarre au début, alors soyez patient. Essayez de respecter ces règles car elles reposent sur notre longue expérience de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas.
  9. Ayez confiance. Les gens travailleront. Le travail est passion et actualisation de soi. S'ils ne veulent pas travailler, ils ne travailleront pas à partir du bureau à domicile et ils trouveront également le moyen d'esquiver le travail au bureau. La seule différence sera que les non-interprètes ne pourront plus se cacher. Ainsi, toute personne sous-performante n'est pas le résultat d'un travail à distance. Vous voyez que c'est la différence.

Les extras

Ici, nous avons essayé de couvrir toutes les choses que vous feriez généralement avec un client. Comment faire cela lorsque vous ne pouvez pas vous rencontrer ou que vous souhaitez le faire à distance? Ateliers, présentations, tableaux blancs, réunions facilitées.

  1. Présentations. Pour garder la possibilité de voir des visages, assurez-vous d'utiliser deux écrans. Si vous utilisez un ordinateur portable, faites de votre téléviseur votre deuxième écran, un écran pour la présentation, l'autre pour les participants à l'appel vidéo. De cette façon, vous obtenez un sentiment similaire de regarder les participants et de leur parler.
  2. Si vous faites une démonstration de vente, ayez deux comptes indépendants. Utilisez un compte pour la présentation et un autre pour voir les visages (et la présentation). Il s'agit d'une solution de contournement intéressante pour les situations où vous n'avez pas deux écrans, et ajoute également l'option «moniteur de contrôle» pour votre présentation en direct. Vous verrez ce que l'autre partie voit; par conséquent, si vous voyez un problème, tout le monde le voit.
  3. Tableaux blancs. Il existe des solutions de tableau blanc numérique que vous pouvez intégrer à votre appel à l'aide du partage d'écran. Quelques exemples: Microsoft, AWW, Miro. La version la plus avancée consiste à disposer d'un véritable tableau blanc (dans votre salle de réunion ou à la maison) et d'une caméra spéciale. Je dois admettre que nous avions prévu de le tester cette année, mais nous n'avons pas encore essayé. Sur la base de nos recherches, nous pensons que c'est la meilleure solution à l'heure actuelle, mais nous n'avons pas d'expérience réelle. (la caméra pour tableau blanc)
  4. Microsoft Office 365 ou Google Apps. Chaque fois que vous avez une réunion ou un appel concernant un document, utilisez un fichier partagé sur lequel tout le monde peut travailler. Parfois, il peut remplacer l'approche du tableau blanc ou la «voie du projecteur». La méthode du projecteur est une méthode lorsque vous projetez un fichier sur un grand écran, et tout le monde essaie de vous guider où chercher et quoi changer. Avec des fichiers partagés, c'est facile: vous le mettez en surbrillance, et tout le monde le voit en même temps.

L'étiquette

  1. Coupez le micro pour les appels vidéo lorsque vous ne parlez pas. Ce n'est pas amusant d'entendre tous les bruits de fond.
  2. Utilisez un casque. Certains ordinateurs génèrent un écho lorsqu'ils sont sur des haut-parleurs. Testez le vôtre et si d'autres se plaignent de l'effet d'écho, utilisez un casque. Habituellement, juste une paire d'écouteurs standard, même sans micro, peut faire des merveilles.
  3. Si le système d'appel vidéo / conférence Web le permet, utilisez la fonction «levez la main»; sinon, activez / désactivez le son de votre micro plusieurs fois rapidement. C'est probablement le signal le moins agressif et le plus facilement reconnaissable (nous l'utilisons avec Whereby).
  4. Choisissez une plate-forme d'appel vidéo préinstallée pour chaque participant ou ne nécessitant aucune installation. C'est pourquoi nous préférons Whereby, car il s'exécute à partir du navigateur Chrome et ne nécessite aucune installation. Si chaque partie utilise Microsoft Teams, Webex ou Zoom, choisissez-le.
  5. Avec les clients, assurez-vous toujours que les détails techniques sont testés AVANT l'appel. Faites un appel de test technique de 5 à 10 minutes la veille ou effectuez une possibilité de test en libre-service. Si vous utilisez la même plate-forme, encore et encore, cela peut ne pas être nécessaire.
  6. Incluez toujours le lien vidéo conf dans l'invitation du calendrier. Ajoutez une description détaillée si vous pensez que cela sera nécessaire et un numéro de téléphone d'urgence pour l'assistance technique.

Outils répertoriés dans cet article:

  1. Ainsi: notre plateforme incontournable pour les appels vidéo. Aucune installation requise, cliquez et partez.
  2. Mou
  3. Brise
  4. Trello
  5. Caméra physique Kaptivo pour tableau blanc
  6. Bureau 365
  7. Google Apps
  8. Discorde
  9. Applications de tableau blanc: Microsoft, AWW, Miro

J'espère que ce guide d'installation rapide vous aidera à démarrer vos efforts de travail à distance. Si vous avez des questions, faites-le nous savoir, nous serons heureux de passer un appel par lequel vous aider Et si vous pensez qu'il est temps de changer votre jeu de vente en ventes entièrement à distance, nous sommes là aussi pour vous aider .